Di zaman serba digital ini, dokumen yang selama ini berbentuk kertas, ternyata juga tersedia dalam bentuk digital, lho! Perubahan bentuk ini tentu saja memberikan banyak sekali keunggulan dan manfaat bagi penggunannya. Mulai dari menghemat biaya, efisiensi waktu, dan masih banyak lainnya. Plus, Anda juga bisa menambahkan tanda tangan elektronik dan materai elektronik ke dalamnya. Sangat menarik, bukan
Keunggulan atau Keuntungan Dokumen Digital
Pada umumnya, berikut beberapa keuntungan atau keunggulan dokumen ini:
1. Backup Data yang Lebih Aman
Data digital sangat mudah untuk Anda backup di berbagai media penyimpanan, seperti server cloud, SSD, hardisk, dan sebagainya. Alhasil, bila terjadi hal yang tak diinginkan pada data utama, Anda masih memiliki salinan backup-nya. Sangat berbeda dengan dokumen fisik yang rentan terkena bencana dan akhirnya hilang atau rusak.
2. Keamanan yang Baik
Anda bisa menyimpan dokumen berbentuk digital ke penyimpanan cloud yang memiliki keamanan tinggi. Bahkan, di beberapa cloud tersedia juga fitur riwayat, sehingga Anda akan tahu siapa yang mengakses dan kapan. Lalu, Anda juga bisa menanamkan password atau mengenkripsi file-nya sehingga hanya pihak berwenang saja yang bisa mengaksesnya. Tak hanya itu, Anda juga bisa membubuhkan e-Meterai yang lebih aman dari meterai tempel. Plus, menambahkan digital signature yang lebih aman dari pemalsuan tanda tangan.
3. Kolaborasi yang Lebih Mudah
Nah, karena dokumen berbentuk digital, maka Anda bisa melakukan kolaborasi jarak jauh dengan lebih cepat. Tak perlu mencetak dan tak perlu berdiri dari kursi Anda, cukup dengan beberapa klik, maka dokumen tersebut sudah terkirim dan bisa di cek oleh orang lain secara real time.
4. Menghemat Biaya
Anda tak perlu mencetak dokumen, membeli tinta, printer, lemari penyimpanan, dan sebagainya untuk mengelola dokumen berbentuk digital. Sehingga, benar-benar menghemat biaya Anda karena semua proses dilakukan secara digital. Plus, Anda juga bisa membantu melestarikan lingkungan karena ini termasuk teknologi ramah lingkungan.
5. Efisiensi Waktu
Anda bisa mencari dokumen digital dengan mudah di penyimpanan melalui fitur pencarian. Tinggal ketikkan nama dokumen, tanggal, dan sebagainya, maka dokumen akan langsung muncul dalam hitungan detik. Anda tak perlu repot membuka lemari dan mencari satu-satu selayaknya dokumen fisik.
Kenapa Bisnis Harus Beralih ke Dokumen Digital?
1. Kualitas Data yang Lebih Baik
Dalam bisnis, dokumen berisi data penting yang bisa menentukan arah bisnis kedepannya. Pada dokumen fisik, kualitasnya bisa ternodai dengan cepat, seperti informasi yang tidak lengkap, salah, hilang, basah, dan sebagainya. Hal ini tak berlaku ke dokumen berbentuk digital karena tersimpan dengan baik di cloud dan sejenisnya.
2. Meningkatkan Produktivitas
Dengan dokumen berbentuk digital, Anda dan karyawan bisa bekerja dengan lebih cepat karena pengelolaan bisa dilakukan hanya dalam beberapa klik. Bandingkan dengan dokumen fisik yang membutuhkan waktu untuk mencari, mencetak, membawanya ke para pihak, dan sebagainya.
3. Data Tersedia Real-Time
Anda bisa mengakses dokumen yang tersimpan dengan cepat dari manapun dan kapanpun. Menariknya, data Anda tetap akan tersedia secara real time dan terus diperbarui. Sehingga, Anda tak perlu repot dan menghabiskan banyak waktu selayaknya dokumen kertas.
Manfaat Tanda Tangan Digita dan E-Meterai Dokumen Digital
Tanda tangan digital bahkan kini juga dilengkapi e-Meterai telah menjadi revolusi dalam dunia komunikasi dan administrasi modern. Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaannya semakin meluas, termasuk dalam proses pengajuan dan penandatanganan surat-surat resmi di dunia kerja. Berikut beberapa peran tanda tangan digital dalam mempermudah proses tersebut:
- Kecepatan Proses:
Dengan tanda tangan digital, proses penandatanganan dokumen bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja tanpa perlu bertemu langsung.
- Penghematan Biaya:
Tidak ada lagi biaya cetak, pengiriman, atau penyimpanan dokumen fisik. Semua dokumen dapat disimpan dalam format digital, menghemat biaya dan ruang penyimpanan.
- Autentikasi dan Keamanan:
Tanda tangan digital seringkali dilengkapi dengan sertifikasi dan enkripsi, memastikan bahwa dokumen yang ditandatangani otentik dan tidak dapat dimanipulasi setelah ditandatangani.
- Pengurangan Biaya Operasional:
Dengan mengurangi kebutuhan untuk dokumen fisik dan proses manual, perusahaan dapat menghemat biaya operasional yang terkait dengan penanganan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen.
- Kepatuhan Hukum:
Di banyak negara, tanda tangan digital diakui secara hukum dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan tradisional.
Dalam konteks surat-surat resmi di dunia kerja, tanda tangan digital tidak hanya mempermudah proses tetapi juga memberikan banyak manfaat tambahan dari segi keamanan, kepatuhan, dan efisiensi.
Produk Tanda Tangan Digital VIDA membuat penandatanganan kontrak, dokumen hukum, faktur, perjanjian pinjaman, dan prosedur pengajuan kartu kredit menjadi lebih mudah bagi bisnis dan masyarakat dengan menghemat waktu dan memastikan kepatuhan hukum.
Tak perlu ragu, karena VIDA menyediakan tanda tangan digital bersertifikat dengan protokol verifikasi biometrik sehingga dapat menjamin identitas penandatangan. Pelajari lebih lanjut tentang VIDA, atau langsung unduh aplikasi VIDA Sign secara gratis di Vida Google Play Store atau VIDA Apple App Store sekarang!