Whatsapp Chatbot merupakan sebuah program perangkat lunak yang berfungsi di dalam platform WA secara terenkripsi untuk berkomunikasi sebagai pengganti dari pengguna riil. WhatsApp chatbot bisa mendukung usaha dan memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah atau percakapan dengan pelanggan yang berjalan secara otomatis. Pelanggan juga dimungkinkan untuk mendapatkan berbagai informasi seperti status transaksi, pembelian, katalog, dan berbagai hal lain terkait bisnis.
Umumnya WA Chatbot berguna untuk mempermudah komunikasi antara pengguna atau pelanggan yang menggunakan WA terhubung dengan perusahaan atau bisnis tertentu. Yang mana keberadaaan WA chatbot ini memudahkan sebuah bisnis untuk dapat menjalankan praktik customer service secara otomatis. Yaitu dengan menggunakan bantuan robot virtual untuk melayani keluhan pelanggan. Atau juga untuk melakukan percakapan tertentu dengan pelanggan.
Pengertian Whatsapp Chatbot
Sebelum memutuskan untuk menggunakan whatsapp chatbot, terlebih dahulu perlu untuk mngenal apa itu WhatsApp API atau juga dikenal dengan Application Programming Interface. WhatsApp API merupakan sebuah program atau alat penghubung antar aplikasi yang dapat menghadirkan tampilan antarmuka yang memungkinkan pelaku bisnis pengguna WA untuk menerima dan menjawab pesan WA dari pelanggan tanpa batasan tertentu.
Umumnya WhatsApp API dapat digunakan untuk satu nomor dengan banyak admin. Selain itu, program ini juga memungkinkan pemilik bisnis untuk melakukan sinkronisasi chat secara otomatis dan menyimpan nomor serta nama secara otomatis pula. Mengapa perlu mengenal Whatsapp API sebelum menggunakan WA Chatbot? Sebab akses WhatsApp API dibutuhkan dalam mengaksesnya.
Whatsapp Chatbot adalah perangkat lunak otomatis yang mendapatkan dukungan aturan dan kecerdasan buatan yang dijalankan oleh WhatsApp. Yang memungkinkan pengguna pada aplikasi Whatsapp dapat melakukan komunikasi dengan chatbot melalui tampilan obrolan antarmuka selayaknya berkomunikasi dengan orang pada umumnya. Meskipun pada dasarnya serangkaian balasan pesan yang ada tersebut merupakan bagian dari simulasi otomatis yang dijalankan oleh chatbot.
Secara ringkas dapat diartikan bahwa Whatsapp Chatbot merupakan program perangkat lunak yang prosesnya di dalam platform Whatsapp secara terenkripsi. Penggunanya akan dapat melakukan komunikasi dengan chatbot yang berfungsi sebagai ganti dari pengguna riil. Selain itu Whatsapp chatbot dapat diartikan pula sebagai bantuan dengan bentuk kecerdasan buatan berwujud robot virtual yang dibuat agar bisa memberikan respon terhadap pengguna aplikasi whatsapp.
Cara Menggunakan WhatsApp Chatbot
Cara yang dapat dilakukan untuk membuat Whatsapp chatbot diantaranya adalah sebagai berikut:
- Langkah pertama untuk membuat WA Chatbot yaitu dengan terlebih dahulu mengakses situs WhatsApp API. Setelah itu, kemudian perlu mengisi beberapa form identitas dan jangan lupa untuk memastikan bisnis kategori legal yang diterima oleh WhatsApp. Lalu pastikan untukmengecek data komersial WhatsApp.
- Sebelum membuat WhatsApp chatbot, pemilik bisnis juga perlu menentukan bagaimana tipe profil WA bisnis yang diinginkan maupun yang dibutuhkan. Sebab ada beberapa tipe akun. Ada tipe akun bisnis oficial atau resmi, dan ada juga yang berupa akun bisnis biasa. Akun dengan tipe bisnis oficial atau resmi akan mendapatkan tanda berupa centang hijau atau tanda di samping nama profil.
- Lalu selanjutnya pengguna bisa mengunduh WhatsApp Business untuk kemudian dapat membangun bisnisnya secara virtual hanya lewat WA. Pengguna bisa membuat chatbot dengan terlebih dahulu melakukan unduh WA Business. Setelah itu lalu mulai proses pendaftaran dan verifikasi baru kemudian pengguna mendaftarkan WhatsApp API lewat WhatsApp Business Solution Provider. Barulah pengguna perlu menunggu akses untuk disetujui.
Selain lewat proses verifikasi tersebut, pengguna juga perlu melakukan integrasi akun engan Facebook Business Manager yang berkaitan dengan akun bisnis. Jika pengguna berkaitan dengan bisnis perlu menyiapkan nama perusahaan, alamat URL situs, domain surel, SIUP/NIB/NPWP bisnis.
- Setelah mengisi formulir pendaftaran, pengguna yang merupakan pemilik bisnis bisa mulai mengisi katalog dari Whatsapp Business dengan aneka produk yang ditawarkan. Setelah itu, pemilik hanya perlu memasukkan beberapa macam respon terkait transaksi atau proses jual beli. Contoh dari penggunaan respon otomatis ini dapat dilihat oleh pengguna dari situs Whatsapp Business. Setelah itu, pengguna langsung bisa mulai menggunakan fitur chatbot secara otomatis dengan respon yang telah dimasukkan.
Fitur Chatbot
Selain menggunakan fitur Whatsapp Business, pengguna juga bisa menggunakan chatbot lewat aplikasi dari pihak ketiga yang dengan mudahnya dapat diunduh di Google Play Store atau Apps Store. Beberapa situs juga menyediakan pelayanan yang serupa untuk pembuatan chatbot yang otomatis untuk bisnis di WhatsApp.
Aplikasi untuk Whatsapp Chatbot
Diantara sekian banyak aplikasi untuk mengintegrasi WhatsApp API dan WhatsApp Chatbot, Qontak by Mekari dinilai paling membantu. Bagaimana tidak, fitur yang ada pada Qontak by Mekari cukup mudah digunakan dengan biaya yang ekonomis.
Qontak merupakan perusahaan Omnichannel CRM nomor 1 di Indonesia yang juga merupakan mitra bisnis resmi dari WhatsApp Business API dan Messenger API dari Instagram. Hanya dengan satu akun bisnis, Qontak membantu pemilik bisnis untuk menggunakan satu nomor WhatsApp untuk banyak pengguna (WhatsApp multiple device), kirim broadcast WA secara cepat, tanpa limitasi, dan otomatis, merespons pelanggan secara otomatis dengan chatbot, kirim pesan WhatsApp blast tanpa takut terblokir, mendapatkan centang hijau WhatsApp sehingga terverifikasi resmi, serta manfaat lainnya yang dapat meningkatkan penjualan, kinerja bisnis, maupun kinerja karyawan.
Beberapa fiturnya yang bisa digunakan adalah WhatsApp API dan platform omnichannel chat lainnya dengan banyak jumlah agen, user, device dan juga nomor.
Yang pertama ada fitur WhatsApp API yang bisa digunakan untuk Multiple Device. Yang kedua memperoleh tanda centang hijau yang resmi. Yang ketiga adalah fitur sistem routing untuk agen tingkat lanjut untuk menyesuaikan routing agen dan percakapan untuk memenuhi kebutuhan tim manajement. Yang keempat yaitu fitur software sales dan customer service untuk memudahkan pelayanan kepada pelanggan.
Penjualan perangkat Lunak serta pelayanan pelanggan juga dapat disesuaikan kebutuhan. Penggunaannya untuk menerima pesanan penjualan, membeli tiket layanan pelanggan, dan mengintegrasikan dengan sistem lain. Yang kelima yaitu whatsApp automation dan triggers untuk menyimpan data dan juga percakapan dengan WA API secara otomatis. Serta mengotomatiskan OTP dan pesan keluar apa pun yang ter-trigger.
Yang keenam adalah whatsApp notifikasi yang bisa dikirim secara massal dengan cara memasukkan kontak yang ingin dikirimkan termasuk dalam kontak khusus blast. Yang ketujuh adalah laporan dan analisa menyeluruh secara realtime. Yang terakhit adalah sistem WhatsApp Chatbot dan alur percakapan yang bisa diatur teknis desain, dapat diedit, serta disesuaikan aliran percakapan tanpa membutuhkan coding. Fitur-fitur ini bisa ditemukan pada Aplikasi chat Omnichannel dari Qontak by Mekari
Selain itu terdapat pula aplikasi sales CRM, untuk melacak tim penjualan, aktivitas penyimpanan dan KPI untuk mendorong pertumbuhan bisnis agar berjalan dengan pertumbuhan yang pesat. Selanjutnya aplikasi customer service yang digunakan untuk mengatur pemberian pelayanan bagi pelanggan yang dapat dimanfaatkan sesuai kebutuhan.
Yang menarik adalah aplikasi chatbot dan otomatisasi kecerdasan buatan yang bisa menghemat waktu dengan memanfaatkan fitur bot untuk mengumpulkan data dan wawasan. Fitur ini juga memudahkan dalam melakukan proses pada transaksi. Mulai dari mengisi formulir, pengaturan rute agen, dan manajemennya. Juga ditambah dengan integrasi commerce dengan toko online.
Cara kerjanya adalah menggunakan Bot Frequently Asked Question (FAQ) untuk merespon pertanyaan serta permintaan pelanggan yang dapat dilakukan secara otomatis. Cukup dengan menyiapkan kata kunci tertentu serta bagaimana alur bisnis yang diinginkan. Bahkan dapat disesuaikan tanpa batasan apapun untuk melakukan pemanduan prospek dan pelanggan.